理事になったら何からはじめればよい？④外部の専門家を活用する（管理組合の豆知識）

理事会の仕事は忙しく、理事になったとたんに多くの時間を取られてしまうのではないかと心配される方がいます。ところが「忙しすぎる」という理事会の場合、得てして自分たちで多くの作業を抱え込んでしまっているケースが見受けられるのです。経理担当の理事が伝票を見ながら電卓をたたき資料を作成するようなことを、会社勤めをしながら行うことはたいへんです。
やりたいこと・やるべきことを決めることこそが、管理組合が期待するところであり、理事会の役割です。その先の実務作業は、なるべく理事会の外部に委託していく方法をとっていくべきです。
世帯数が多いマンションでは、実に大勢の意見を取りまとめなくてはいけません。さらに敷地が広いほど目を配る範囲も広くなり、常にすべてに目を光らせるというのは難しくなります。十数名の理事ですべてを把握し完璧を目指していたら、理事になって楽しく快適な暮らしを送るという本来の目的が果たせなくなってしまいます。
自分が得意な分野や、どうしても力を入れたいと思うところを自分たちで行い、手が回らないことや不得意なことは得意な人や外部の専門家に任せるという方法を選ぶべきでしょう。実務作業は管理会社をはじめ、住民による諮問委員会などに業務を分担し、それらをチェックする立場に徹することのほうが管理組合としてのメリットは大きいと思います、
また、理事はマンションの運営管理のプロではありませんし、専従しているわけでもありません。そこで理事会は専門的な知識を持ったブレインをサポート役として活用するという選択肢が出てきます。それが私たちのようなコンサルタントです。
コンサルタントは管理組合の代理人の立場で理事会をサポートします。理事会の目的に応じて専門分野の知識や情報を提供し、会議に参加するときには専門家の視点から客観的なアドバイスを行います。ときには理事会の意向を代行して、管理会社の仕事を再確認し、必要な部分では細かい交渉や折衝を行うこともあります。

管理会社を使いこなすにも、コンサルタントの活用が有効な場合は多いでしょう。マンション管理の実務面を代行するのが管理会社です。一方で理事会を窓口として管理組合全体を総合的にサポートするのがコンサルタント会社です。基本的にはこの両者を効果的に使いこなすことで、理事会は過大な仕事量から開放され、専門家のノウハウや知識を使って、満足度の高い運営管理を行うことができるようになります。

本記事は、貴船美彦著作「マンション管理組合　理事になったら読む本」（幻冬舎2014年）から内容を抜粋して掲載しております。

つづく・・・