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「引継ぎ」が不十分だと問題が非常に起きやすくなります
この春から、新しくマンション管理組合の「理事」になられた方はいらっしゃいますか？何から始めれば良いのか、どうすれば良いのか、よくお問合せを頂きます。
結論としては、最も重要なのは「引継ぎ」だということです。
引き継ぎが不十分なことで、それまで検討してきた議案が水の泡になってしまったり、定期チェック項目などがあったにもかかわらずチェック漏れが起きたりと、問題に発展するリスクが生まれてしまいます。引継ぎが不十分だと、良いことが一つもありません。
私たち翔設計は、これまで数多くの管理組合様とお付き合いをさせていただいています。その中で、理事会メンバーが代わった時に引継ぎが不十分で、問題に発展するようなケースをご紹介したいと思います。
引継ぎ不足「あるある」
引継ぎ不足には、いくつかパターンがありますが、代表的なものとして２種類あると思います。
●現理事が着手した事案について、新理事へ引継ぎがされないケース
●前理事から現理事へ引き継がれたが、現理事の任期中に業務が発生せず、現理事から新理事への引継ぎが漏れてしまうケース
具体的な例を見てみましょう。
ケース１．
漏水事故が起きて、根本原因を探そうとしている内に任期満了となり、引継ぎがされなかった
ケース２．
既存の長期修繕計画のままでは、将来赤字になる予定であり、長期修繕計画の見直しや修繕積立金の値上げを検討しなければならない状況にも関わらず、検討事項としての引継ぎがされなかった
ケース３．
大規模修繕工事の実施時期先延ばしのため、コンサルに調査を依頼して延期を実現したが、数年後、大規模修繕実施時期になって、調査を依頼したコンサルの存在を知らず、改めてコンサルを募集しようとした
ケース４．
大規模修繕工事に５年の保証期間（工事会社による保証）があり、数年後に時期がきたら工事会社に点検してもらう予定にしていたが、引継ぎされておらず保証期間が終了してしまった
他には、マニュアル等は引き継がれたものの、中身を把握していない、といったようなケースもあります。
ケース５．
引き継がれたマニュアルを読んでおらず、いざ実行しようとしたときにバタバタしてしまった
余談ですが、過去に私たちが困った事例も紹介します
ケース６．
修繕委員会を設立せず、理事会が直接大規模修繕工事の計画を検討している間に理事長が任期満了で交代。それまでの検討事項や方針の引継ぎがされなかったため、一から検討のやり直しとなり、時間も費用もかさんでしまった
まとめ しっかり引き継ぎできるようサポートします
自分が新理事だったら、ゾッとするものもあるのではないでしょうか。
管理会社がしっかりしている場合は安心かもしれませんが、それでも自分たちできちんと引継ぎができるようにしたいものですよね。
※ケース２～４のように、中長期的な問題に対応する為には、任期をまたいで対応・検討していけるように、理事会の下に「担当委員会」を設置して、その委員会で継続検討していけるようにするなどの施策をお勧めします。
余談でご紹介したケース６などは典型的な事例に該当すると思います。
翔設計では、依頼された業務において、引継ぎがしやすい環境をつくるようにサポートしています。
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