ITを活用した理事会運営について(お知らせ)

2020年6月4日|お知らせカテゴリ:|投稿者:翔設計スタッフ (84)

昨今IT化が進み、スマートフォン一つで何でもできる時代になってきました。
弊社も今回のコロナ問題で一気にIT化が促進されましたが、皆様の周りでも私生活やビジネスでの環境も大きく変化したのではないかと思います。

管理組合の運営においては、居住者の年齢層も様々であり、対面での集会が「当たり前」とされていたこともあって、「IT化」が縁遠かった分野であると感じています。しかし今後は管理組合運営でもIT化を取り入れた効率化が求められる時代であり、今回のコロナ問題を機に、マンション総合コンサルタントとして、弊社でも管理組合のIT化をサポート致しております。

今回はこの4~5月にWEB会議で打ち合わせを実施した理事会や、動画配信にて住民説明会を実施した事例をご紹介させて頂きます。

■例1)Aマンション(2009年・79戸)
 ・大規模修繕工事のコンサルタント選定におけるプレゼンテーションを
WEB会議で実施。
 ・翔設計は社内会議室より営業・担当予定者4名参加。
 ・理事会・修繕委員会5名は自宅よりそれぞれ参加。
 ・GoogleのMeetを使用し、Google Meetの使用方法マニュアル、プレゼンテーション資料は事前送付。

音声や動画も安定し、不具合なく実施できました。当日資料は事前にデータと紙面で送付し、当日は画面に資料を写しながらの説明により、双方の意見交換もスムーズにできました。

 

■例2)Bマンション(1995年・135戸)
・大規模修繕工事の計画説明を事前に撮影し、住民へ動画配信。
・翔設計は理事会と共に参加し、それを動画撮影。
・事前に資料と質問用紙を配布し、住民からの質疑に関しては、事前に回収し動画にて
 回答。動画配信後も質疑は受け付け可能。

通常時でも参加率を上げるのは難しく、決められた日程に参加できない、会場の確保が難しい等の問題が解決されることから、今後も説明会の動画配信は有効であると考えます。

 

今回弊社で実際に実施したようなWEB会議や動画配信での説明は、皆様に伝える手段を増やす意味でも、コロナ対策期間だけでなく今後も有効的だと考えます。
現時点では、やはり比較的若い世代が多く住む、第1回目の大規模修繕工事を迎えるマンションで実施されるケースが多い印象です。
パソコンやスマートフォンに慣れた世代であることが一番の要因だと思いますが、今後弊社ではどのような年代のマンション管理組合にもIT化を広めていけるよう、保管資料の電子化や機材の貸し出し、設定、使用方法のレクチャ―等、IT化サポートを推進してまいります。

また改修工事の有無に関係なく、日ごろの理事会運営においても、これまでは仕事の都合で参加できないような方々も、理事会がIT化されることにより遠隔からの参加で出席率が向上するなどの可能性もあります。理事会が活性化していけばマンション全体の活性化に繋がり、よりよい住まいになっていくと考えています。

翔設計では、今後管理組合のIT化拡大に向け、導入に悩んでいる管理組合様に対して、積極的にサポートを進めてまいります!

それに先駆けて6月13日「マンション管理組合運営のIT化」 に関するWEBセミナーを開催致しました。

マンプロセミナー:マンション管理組合運営のIT化:2020年6月13日(土)14:00

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