「第1部:マンション管理組合運営のIT化」マンプロWEBセミナーのご報告

「第33回マンプロセミナー:マンション管理組合のIT化(6月)」をメインに、初めてのWEBセミナー(ウェビナー)を開催し、全国から35名の方々にご参加頂きました。

Webミーティングの例
Webミーティングの例

以下のテーマでお話をさせていただきました。

第1部:マンション管理組合運営のIT化
第2部:マンション設備を考える

当ページでは第1部についてご紹介します。

 

第1部:マンション管理組合運営のIT化

第1部では管理組合が理事会運営に活用できるIT化についてお話をさせて頂きました。
ITとは「情報を扱う道具」であり、道具をどの場面でどのように使用するかはそれぞれが決めていくしかありません。出来るとこから段階を踏んで実施していくことをお勧めします。

★理事会が意識すること
 ①管理規約の確認→必要であれば規約の変更及び細則を作成
 ②組合員へ浸透させること

理事会運営の全てをIT化、理事会そのものを完全WEB化するにはハードルが高く、現実的に難しいと思われます。どんな状況でも理事会運営を止めないために(どのような状況下でも必要事項を決議するために)WEB会議を取り入れる組合も増えています。

WEB会議の形態は1つではなく、対面会議とWEB会議を併用する方法」完全にWEB限定とする方法」等、組合・理事会の実情に合わせて選択していけばよいと思っております。

そして大切なことは、理事会で決まったことを組合員へ浸透させていくことです。浸透方法としては、クラウド上で組合情報の共有、管理組合HPやSNS・専用サービスを使った情報発信があります。

 

【頂いた質問と回答(抜粋)】

Q1 IT化にあたってセキュリティ対策はどうするべきなのか?

A1 どのような個人情報・機密情報が含まれるかによっても判断が変わってきますので、IT利用の場面毎にこまやかに分析し、運用方法を決定していきながら、セキュリティの質を高めていくことを勧いたします。

 

Q2 理事会のWEB会議は管理規約を改定しなければ実施できないか?

A2 現行の標準管理規約では理事会のWEB・テレビ会議等システム運用に関する明確な規定がないため、本来であれば管理規約改定が必要になると思われますが、このコロナ禍で、理事会運営を進めなければならない現状では、先行実施もやむを得ないと考えます。しかし今後継続的にWEB会議等を続けていく為には事前に管理規約改正や細則追加等の検討が必要になると思われます。

Withコロナ時代の今、より活発で協力性のある管理組合を目指し、理事会の運営方法も変化していくべきであると考えます。

 

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